¿Quién necesita mejorar en decir “no”?

Junio 27, 2019

 

Dije que “no” como a unos seis jefes juntos. Fue un “no” por email, estábamos todos en oficinas distanciadas. No estaba dispuesto a firmar un contrato que me solicitaban que firmara. Sentía que firmar ese contrato, significaba contradecirme de opiniones concretas que había tenido durante la negociación de ese contrato. Nadie quedaba atado de manos, porque habían alternativas: si bien mi posición era una de las que típicamente firmaba los contratos, habían otros representantes legales que podían hacerlo; yo no quería ser quien dejara una firma estampada en ese documento.

 

Suele ser difícil decir “no”. Y más difícil aún decírselo al jefe. A veces también tenemos que decirle “no” a un colega, a un colaborador, a un cliente, a un proveedor. Muchas veces necesitamos decir “no” porque no tenemos tiempo disponible, porque no nos interesa la propuesta, porque no nos gusta la idea, porque pensamos que no es el momento adecuado, o porque nos sentimos en conflicto (como la anécdota anterior).

 

Decir “NO” = problema

En general nos gusta mostrarnos como personas gánicas y amables, y decir “no” nos crea un conflicto. “No” es negativo, y eso nos hace tender a pensar que decir “no” es crearnos un problema: mínimamente, quien escuche el “no” podría sentirse rechazado o desagradado, y pensar que:

  • No somos lo suficientemente responsables.
  • No tenemos la capacidad de organizarnos para hacer lo que nos es solicitado.
  • No queremos trabajar en equipo o colaborar.
  • No nos interesan las ideas de los demás.
  • Nos faltan ganas o visión.

Noes, noes y más noes…

 

Decir “NO” = puede ser positivo

No obstante, decir “no” puede tener connotaciones positivas (si la persona que escucha el “no” está preparada para ello, claro); un “no” puede demostrar:

  • Que somos ordenados en nuestro trabajo, y que seguimos prioridades establecidas con algún criterio.
  • Que somos focalizados en ese orden establecido.
  • Que tenemos el coraje que podría requerir decir “no” a alguien.
  • Que somos íntegros (lo que pensamos = a lo que decimos = a lo que hacemos)

 

“Enfocarse se trata de decir no” – Steve Jobs (fundador de Apple, 1955-2011)

 

¡Esperá ahí! ¡No digas “no” tan rápido!

Dependiendo de la situación y de lo que está en juego al decir “si” o “no”, antes de decir “no”, deberíamos tomarnos un tiempo para evaluar si ese “no” es la única respuesta posible, o existen alternativas; aquí, algunas herramientas para hacer esa evaluación:

 

  1. Evaluar la importancia. Indagar sobre la importancia-necesidad del requerimiento, si está relacionado con alguna cuestión estratégica o incluso con los propios objetivos personales; comprender si es algo que agregará valor y marcará una diferencia (es lo que el autor Brian Tracy, en su libro “El poder del tiempo”, llama “procrastinación creativa”). El intercambio, la explicación, la evaluación, ayudarán a comprender mejor el contexto de la situación y el “margen” existente para decir “no”.
  2. Evaluar la urgencia. Indagar sobre la expectativa acerca del tiempo de entrega de lo solicitado; quizás sea posible postergar por un tiempo el requerimiento.
  3. Ponderar la carga de trabajo actual. Pensar en la “urgencia” y la “importancia” del requerimiento, en relación a la de los temas en agenda, y decidir si es posible o no cambiar prioridades.
  4. Identificar las consecuencias de decir “no”. ¿Sería una oportunidad única que se pierde? ¿Qué estamos poniendo en juego?
  5. Identificar las consecuencias de decir “si”. ¿Podremos ejecutar ese trabajo con la calidad que merece? ¿Pondríamos en riesgo otros trabajos o su calidad? ¿Deberíamos trabajar largas horas?
  6. Evaluar alternativas posibles, como: postergar fechas; delegar el requerimiento a otra persona del equipo; partir el requerimiento en sucesivas entregas para ir llevándolo en simultaneo con otros temas; compartir la responsabilidad con otra persona, etc.
  7. Solicitar ayuda para repriorizar. Sea que se trate de algo que solicite el propio jefe u otra persona, podríamos pedirle ayuda justamente al jefe para repriorizar la agenda de temas en la que estamos trabajando, y decidir juntos cuándo se le hace lugar a ese nuevo requerimiento.

 

Algo especifico que puede ayudar, cuando se trata de funciones dentro de empresas que prestan servicios a varias unidades de negocio (informática, compras, legales, marketing, mantenimiento, y otras funciones), es contar con un proceso formal de “gestión de demanda”, y divulgar su existencia: quien se acerque con un nuevo requerimiento, sabrá que existe ese proceso y que cambiar las prioridades deberá tener una justificación.

 

“No digas quizás, si quieres decir no” Ryan Holiday (empresario estadounidense contemporáneo)

 

¿Cómo decir “no”?

Si sólo resta decir “no”, he aquí seis ideas acerca de cómo decirlo, para evitar que nuestro interlocutor se sienta lo menos frustrado o decepcionado posible:

 

  1. Preparación. Tener una explicación clara y sintética para explicar el “no” en caso sea necesario darla (“no está alineado a la estrategia-objetivos”, “no está presupuestado”, “no se ajusta al plan del año”, “ya no hay tiempo para incluir ese tema”, etc.). Además, reflexionar sobre a quien se le dirá “no” y su estilo-personalidad, y prepararse acordemente (¡valga reconocer que cuando se está mas arriba en el organigrama, es más fácil decir “no”!); quizás practicar antes, elegir el momento, tomar un vaso de agua y otras tácticas puedan ayudar.
  2. Si fuese posible decirlo verbalmente, hacerlo así, porque puede llevar a un mejor entendimiento entre las partes: será posible incluir matices en la comunicación, mostrar algún entusiasmo con la idea a pesar de decir “no”, o ampliar las explicaciones que sean necesarias.
  3. Decir “no” con respeto, y no despectivamente o sin darle importancia al asunto.
  4. Comunicación menos directa. Utilizar un estilo de comunicación menos directo, para atenuar la negatividad del “no”: “Me gustaría, sin embargo…”.
  5. Explicación. Dar la explicación que tenemos preparada, en caso de insistencia u ofuscación de la otra parte.
  6. Agradecimiento, por la comprensión y/o flexibilidad.

 

“Tenga cuidado en cómo rechaza una idea, a fin de no humillar o frustrar a quienes la han presentado. Diga, por ejemplo: ‘Gracias por su idea sobre…; lo único que nos impide implementarla es… Si se le ocurre alguna manera de superar esta limitación, por favor reelabore su sugerencia’ “. (“Claves para ejecutivos en acción”, por Sam Deep y Lyle Sussman).

 

Recuerdo una instancia en la cual mis jefes me indicaron que debía desvincular a un colaborador, reporte directo mío. Dije “no” y lo justifiqué. Si bien intuía lo que iba a suceder, mi integridad me llevó a decir ese “no”. Me dieron entonces la orden específica de realizar esa desvinculación, y tuve que ejecutarla. Uno de esos jefes me contó luego que ese “no” mío fue interpretado como una especie de desafío (¿“insumisión”, “rebeldía”?). Volvería a hacerlo: pienso que uno debe estar tranquilo con su conciencia. Pasaron muchos años, y cuando esa situación injusta, por algún motivo vuelve a mi mente, ese “no”, de alguna manera me reconforta.

 

Es importante que sepamos decir “no”, cuando creemos que es “no”. Lograremos estar bien con nosotros mismos, en todo sentido, que es algo que cuenta mucho.

 

Hernán R. Rocha

Consultor de empresas, facilitador, entrenador, coach

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(595) 983 333 929

 

 

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